Antes de ver las técnicas que permiten agilizar los cobros, es importante comprender las ventajas de esta estrategia dentro de un proceso de gestión de cobros.
Por qué conviene agilizar los cobros
Indiscutiblemente, el principal motivo para agilizar los cobros es mejorar la situación de liquidez de la empresa. De esta forma, esta gana en prestigio, puede gestionar sin sobresaltos su actividad y hacer frente a sus créditos.
Si se quiere reducir el DSO, es fundamental involucrar a los diferentes integrantes de la cadena de cobros, desde los comerciales hasta el CFO.
1. Identificación del problema
El primer paso consiste en calcular el DSO y compararlo con el plazo medio de pago «oficial» que se haya establecido. Si hay una gran diferencia, es hora de actuar para evitar poner en peligro el futuro de la empresa.
Además, el período medio que se necesita para cobrar una factura es un indicador de eficacia de las operaciones.
2. Diseño de una estrategia de reclamación de cuentas
Después de calcular DSO, hay que realizar un análisis más preciso para identificar cómo y dónde actuar. Es decir, es necesario agrupar y categorizar la cartera de clientes de la empresa por plazos de pago y, de esta forma, conocer el motivo de las posibles demoras.
Teniendo en cuenta esas demoras en los pagos y el proceso de cobro, habrá que definir las estrategias, al ser posible automatizadas, que se vayan a aplicar, además de posibles alertas. También se pueden programar diferentes estrategias de reclamación atendiendo a las categorías identificadas.
Por lo demás, se pueden configurar plantillas de carta para una mayor eficacia y ahorro de tiempo en el proceso de reclamación.
3. Dominio de reclamaciones por teléfono
Para que el proceso de reclamación sea lo más eficaz posible, hay que disponer de un expediente centralizado de la cuenta del cliente (reclamaciones, historial de facturas y pagos, incidencias, contactos, solvencia…). Eso facilita la preparación de las reclamaciones por teléfono que sean necesarias y que se integrarán en las estrategias de cobro de la empresa.
Después, le toca intervenir al Risk Manager, al Credit Manager o al gestor de cobros para conseguir que el cliente se comprometa a pagar. Se trata de establecer un contacto directo para llegar a un acuerdo amistoso.
4. Automatización de procesos
Para agilizar los cobros y reducir el DSO, hay que contar con una aplicación que permita automatizar el intercambio de información para que los procesos sean más rápidos y, de esta forma, ser más eficientes. Asimismo, una aplicación de gestión de cobros sirve para configurar todas las estrategias necesarias en el proceso de cobro, desde la primera reclamación hasta la carta de requerimiento de pago.
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