¿Qué es una aplicación de gestión de reclamaciones a clientes?
Como su nombre indica, es una aplicación que permite reclamar, con mayor o menor nivel de automatización, las facturas en las que se haya incumplido el plazo de pago.
En ocasiones, se puede utilizar también como sistema CRM, pero, como no es lo habitual, es probable que se echen en falta ciertas funcionalidades.
En cualquier caso, este tipo de aplicación cuenta con los datos del sistema ERP (vía una conexión por interfaz) para utilizar las diferentes estrategias que se hayan establecido.
Ejemplo de estrategias
La eficacia de una herramienta de reclamación reside en la configuración clara y precisa de estrategias de cobro ante plazos de pago vencidos. Las estrategias que se establezcan tienen que contemplar lo siguiente:
- Envío de emails al cliente según se esté retrasando en el pago.
- Creación y asignación de tareas internas (seguimiento de la cuenta del cliente, reclamación por teléfono…).
- Creación de un proceso de control.
- Activación de alertas.
- Incorporación de datos en los cuadros de mandos.
- Configuración por grupos de cuentas, límites de facturas o plazos de pago.
- Otros.
A continuación presentamos un ejemplo de estrategia, donde D es la fecha límite para el cobro efectivo de la factura:
D+0
- Envío de un email al cliente para indicarle el número y el importe de su factura pendiente de pago.
- Creación de una alerta en la aplicación.
D+7
- Envío de un segundo email al cliente para recordarle las condiciones de pago acordadas junto con el número de cuenta de abono para facilitar el pago.
- Si la factura es de una alta cuantía, envío de un email interno al comercial responsable de la cuenta.
- Creación de una tarea destinada al comercial de tipo «llamar al cliente».
D+14
- Tercer email al cliente para informarle de los intereses por demora, así como el traspaso de competencias al departamento de cuentas por cobrar.
- Creación de una alerta en la aplicación.
- Envío de un email al departamento de cuentas por cobrar con un enlace a la ficha de la cuenta del cliente.
- Asignación de una tarea al responsable de cobros.
Reclamación por teléfono
La reclamación por teléfono forma parte del proceso y consiste en intentar llegar a un acuerdo amistoso con el cliente.
También en esta fase, una buena aplicación permite ahorrar un tiempo considerable al agrupar la ficha de la cuenta (toda la información referente al cliente) en una misma interfaz, lo que facilita el acceso al historial de los pedidos y de la cuenta en tan solo unos clics. Y si además de cliente, también es proveedor…, matamos dos pájaros de un tiro.
Conclusión
ELOFICASH es una aplicación para la gestión de reclamaciones que resulta indispensable para las empresas cuyo objetivo es gestionar los riesgos de crédito de clientes, limitar los pagos atrasados y agilizar los cobros.
Además, la planificación de estrategias precisas y específicas en función de cada negocio, permite reducir el DSO y realizar un seguimiento exhaustivo para la gestión de los cobros pendientes. Como se puede apreciar, no son pocas sus ventajas.
Conoce también las ventajas, el valor añadido, las funcionalidades y la experiencia que ELOFICASH aporta a la gestión de riesgos de crédito y cobros de clientes, así como su tecnología y sus modelos de contratación.
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Fuentes de los iconos: iconfinder y picjumbo