¿Y por qué no fomentar una cultura digital innovadora para la gestión de incidencias?

En la actualidad, más de un 40 % de las facturas pendientes de cobro se deben a reclamaciones o incidencias, ya sean justificadas o no.  Vivimos en una época donde prima la morosidad, por tanto, es muy importante que, tanto para pymes como grandes empresas, sepan identificar y, sobre todo, agilizar el cobro de esas facturas pendientes por «incidencias».

En los años 90, ya se utilizaron soluciones informáticas, métodos y procesos para que el personal de la empresa siguiera paso a paso unas «pautas de resolución de incidencias». Ahora, con eso no basta para lidiar con clientes descontentos y hacer que paguen.

De ahí que haya que fomentar una nueva cultura en la gestión de incidencias, impulsada por soluciones informáticas más adaptadas a los «recientes usos digitales» y, en concreto, al «networking profesional» de los empleados. ¡Ya está en marcha una revolución en la gestión de incidencias!

De la gestión tradicional de incidencias, con pautas para los empleados….

La optimización de las vías de resolución de incidencias ya se ha probado en las empresas: se necesitan herramientas, procesos y organización. Además, hay que establecer las principales etapas y los plazos entre ellas.

El correo electrónico sirve para avisar a los departamentos implicados de que hay incidencias de las que se tienen que ocupar para solucionarlas.

A continuación, el Credit Manager y el gestor de cobros se ocuparán de la información recopilada y adoptarán las medidas necesarias para cobrar la deuda.

En este tipo de jerarquía, de corte coercitivo, es necesaria «managers», pues son los que tienen la información.

Si la optimización de esas estrategias, ya ha permitido ganar días en la resolución de incidencias, lo que hace falta ahora es agilizar el flujo e intercambio de información y modernizar el workflow tradicional para trabajar en «tiempo real» y, sobre todo, en equipo.

… a una cultura «digital» innovadora que motive y una.

En este sentido, consideramos que las empresas tienen que incentivar el uso de herramientas de colaboración online que creen «comunidades»​ de empleados y partners, con intereses comunes, para divulgar una cultura «digital» innovadora para la gestión de incidencias.

Como motor de esa novedosa estrategia de gestión de incidencias, más participativa, dinámica e interactiva, herramientas como ELOFICASH deben basarse en los actuales usos digitales, donde priman las relaciones y la comunicación. De hecho, los chats profesionales pueden ser un excelente canal para intercambios directos y rápidos entre los empleados, dentro de la oficina o fuera de ella, y una alternativa a los mensajes de correo electrónico, que ya se tardan más en leer y responder.

En los chats, salta un mensaje sobre la incidencia o reclamación en la pantalla del ordenador, de la tableta o del móvil del empleado, y este puede responder sobre la marcha; la información se envía directamente al Credit Manager o al gestor de cobros para que la procese. ¡Toda la empresa participa en la generación de liquidez!

Esta nueva estrategia de gestión de incidencias motivadora, y se podría decir lúdica, no significa que no exista control, simplemente se trata de humanizarlo. Por lo demás, garantiza una mayor rapidez en la resolución de incidencias, transparencia en el intercambio de información profesional y calidad de respuesta a los clientes, y todo ello, a favor del capital circulante de las empresas, una tercera parte de las cuales se encuentran en situación de falta sistemática de «cash».

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