¿Y por qué no fomentar una cultura digital innovadora para la gestión de incidencias?

En la actualidad, más de un 40 % de las facturas pendientes de cobro se deben a reclamaciones o incidencias, ya sean justificadas o no.  Vivimos en una época donde la morosidad está muy presente. En consecuencia, es fundamental que, tanto pymes como grandes empresas, sepan identificar y, sobre todo, agilizar el cobro de esas facturas pendientes por «incidencias».

En los años 90, ya se utilizaron soluciones informáticas, métodos y procesos para que el personal de la empresa siguiera paso a paso unas «pautas de resolución de incidencias». Ahora, con eso no basta para lidiar con clientes en situación de morosidad y hacer que paguen.

De ahí que haya que fomentar una nueva estrategia en la gestión de incidencias, impulsada por soluciones informáticas más adaptadas a los «recientes usos digitales» y, en concreto, al «networking profesional» del personal de la empresa: toda una una revolución en la gestión de incidencias.

De la gestión tradicional de incidencias, con pautas para los empleados….

La optimización de las vías de resolución de incidencias ya se ha probado en las empresas: se necesitan herramientas, procesos y organización. Además, hay que establecer las principales etapas y los plazos entre ellas.

El correo electrónico sirve para avisar a los departamentos implicados de que hay incidencias de las que se tienen que ocupar para solucionarlas.

A continuación,  Credit Managers y Gestores de cobro se ocuparán de la información recopilada y adoptarán las medidas necesarias para cobrar la deuda.

En este tipo de jerarquía, de corte coercitivo, es necesaria la figura de «managers», pues es la que tiene la información.

Si la optimización de esas estrategias, ya ha permitido ganar días en la resolución de incidencias, lo que hace falta ahora es agilizar el flujo e intercambio de información y modernizar el workflow tradicional para trabajar en «tiempo real» y, sobre todo, en equipo.

… a una cultura «digital» innovadora y dinámica.

En este sentido, consideramos que las empresas tienen que incentivar el uso de herramientas de colaboración online que creen «comunidades»​ de empleados y partners, con intereses comunes, para divulgar una cultura «digital» innovadora para la gestión de incidencias.

Como motor de esa novedosa estrategia de gestión de incidencias, más participativa, dinámica e interactiva, herramientas como ELOFICASH deben basarse en los actuales usos digitales, donde priman las relaciones y la comunicación. De hecho, los chats profesionales pueden ser un excelente canal para intercambios directos y rápidos entre el personal de la empresa, dentro de la oficina o fuera de ella, y una alternativa a los mensajes de correo electrónico, que pueden tardarse en leer y responder.

En los chats, salta un mensaje sobre la incidencia o reclamación en la pantalla del ordenador, de la tablet o del móvil, y se puede responder sobre la marcha; la información se envía directamente Credit Managers o a Gestores de cobro para que la procese. De esta forma, toda la empresa participa en la generación de liquidez.

Esta nueva estrategia de gestión de incidencias motivadora y, se podría decir, lúdica, no significa que no exista control, simplemente se trata de humanizar el proceso. Por lo demás, garantiza una mayor rapidez en la resolución de incidencias, transparencia en el intercambio de información profesional y calidad de respuesta a clientes, y todo ello, a favor del capital circulante de las empresas, una tercera parte de las cuales se encuentran en situación de falta sistemática de liquidez.

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