Cómo prevenir la morosidad con una buena gestión

Como empresa, una de las peores situaciones a las que hacer frente es a la morosidad de un cliente. Esta situación puede llegar a ponernos en una grave situación si para nuestra compañía ese cliente moroso tiene una deuda considerable que necesitemos saldar para seguir a flote. Y si somos una PYME o un autónomo, la importancia de saber cómo gestionar un cliente moroso es todavía si cabe más importante.

Aunque las grandes compañías puedan soportar bastante tiempo la morosidad de algunos clientes, no pasa lo mismo a otros negocios de menores dimensiones. Después de todo, la capacidad económica de una pequeña o mediana empresa para sobreponerse a los impagos es limitada.

Acciones que podemos realizar para prevenir la morosidad

Por suerte —tanto autónomos como empresas— tenemos una serie de medidas preventivas que nos ayudarán a evitar, o minimizar los daños, de la morosidad a nuestro negocio.

Recabar información sobre nuestro potencial cliente

Es tan importante realizar una buena gestión de impagos, como ser capaces de detectar indicios de posible morosidad futura si la información que nos da no se ajusta a la realidad.

Si prestamos nuestros servicios sin conocer a nuestro comprador, podemos dar con un cliente moroso. Algo que quizá podríamos haber evitado con una pequeña investigación preventiva. Para ello, nos bastará con buscar en el Registro Mercantil los datos que nuestro futuro cliente nos ofrece.

Aunque puede tratarse de una errata bien intencionada, también es posible que estemos tratando con una empresa sin constituir legalmente y que nos lleve a ser víctimas de una estafa comercial.

Centralizar la facturación, los datos históricos del cliente y la gestión de impagos en una única plataforma

Una de las mejores herramientas que tenemos para controlar la morosidad y optimizar nuestro trabajo es emplear un software de gestión de cobros. Esto nos permite mejorar el tratamiento de los datos de clientes pasados y actuales, para saber más información sobre su fiabilidad de pago con tan solo unos clics.

Uno de los más conocidos es https://www.covline.es/, un programa empleado por empresas como ALSA o CEPSA y que sirve tanto para llevar un histórico de las facturas de un cliente, calcular el riesgo de morosidad o tener accesible las incidencias sufridas en algún momento.

Con el uso de una plataforma que unifique todo lo relacionado con la gestión de pagos logramos una mayor eficiencia y reducimos el riesgo de cometer errores. Además, podremos controlar mejor los pagos pendientes y así poder prevenir la morosidad activamente.

Diseñar un contrato claro y favorable a nuestros intereses

Siempre debemos de contar con el respaldo de un contrato que indique claramente cuáles son las condiciones que ambas partes se comprometen a cumplir.

Lo ideal en un contrato es no dejar nada a la interpretación. Tenemos que incluir tanto la fecha límite de pago, como cláusulas que dejen claro qué sucederá una vez superado el vencimiento de la factura y pase a ser un cliente moroso.

Contar con cláusulas pensadas para frenar la morosidad

Es posible que una persona tenga previsto incumplir con el pago, o que pague con retraso de manera recurrente sabiendo que la empresa esperará con tal de cobrar. Para prevenir que se produzcan estas situaciones no deseadas, podemos especificar cláusulas con penalizaciones para impagos o los pagos fuera de plazo.

Recordar la fecha de vencimiento al cliente

En ocasiones lo que pensamos que es un cliente moroso, se trata tan solo de un comprador despistado al que se le pasó el pago. Por suerte, con un mensaje nos bastará para recordarles la fecha de vencimiento y así adelantarnos a la gestión de un impago antes de que se produzca.

Ofrecer los servicios tras el pago del mismo

Sin duda la mejor forma de protegernos de la morosidad es no dando ocasión a que surja. Si exigimos siempre el pago adelantado a nuestros clientes, logramos evitar futuros problemas para el cobro de nuestros servicios o productos.

Renegociar las condiciones y plazos

Es posible que una buena gestión de pagos falle y nos encontremos con un cliente moroso. En esta situación todavía es posible darle la oportunidad de pagar a plazos su deuda para evitarle un juicio futuro.

Pedir información a otros proveedores del cliente

Contactar con antiguos o actuales proveedores será una magnífica fuente de información fiable sobre el cliente y sus hábitos a la hora de pagar. Esto es especialmente importante en caso de plantearse una operación que pueda suponer grandes pérdidas en caso de morosidad.

Como podemos ver, tener una buena gestión de pagos pasa por muchos puntos clave diferentes. Tener información fiable, un buen software de gestión y facturas, o hacer poco atractivo el impago con unas fuertes condiciones legales, son tan solo algunas de las ideas que nos ayudarán a mantener nuestro negocio a salvo y sin problemas económicos por culpa de la morosidad.

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