Optimizar el cobro de facturas impagadas: previsión de una estrategia de gestión de contenciosos eficaz
Pensar en que se puede dar el peor de los casos, permite estar preparado y reaccionar con rapidez. Según cifras de una reciente encuesta realizada a petición de COVLINE, un 8 % de las facturas emitidas no llegan a pagarse o se pagan tan tarde que generan «pérdidas». De ahí que el cobro de deudas pendientes sea una cuestión que hay que integrar en la contabilidad de cuentas por cobrar, con estrategias, procesos y prácticas específicas en gestión de solvencia.
Si las reclamaciones del departamento comercial y un acuerdo amistoso con el deudor resultan infructuosos, credit managers y gestores de cobro tienen que poder tomar «decisiones adecuadas» y poner en marcha técnicas de cobros en contencioso para la gestión de devoluciones de más de 90 días.
Un software para la gestión de cobros de clientes como ELOFICASH es fundamental para seguir procedimientos contenciosos eficaces y recuperar las cantidades adeudadas por clientes morosos, y ello, gracias a ciertos informes comerciales.
Tomar las «decisiones adecuadas»
Nunca nos cansaremos de repetir que hay que reaccionar lo antes posible a cualquier demora en el pago. De hecho, cuánto más antigua sea la deuda, menos posibilidades hay de proceder a su cobro efectivo, del orden de un 5 % a más de 360 días. ELOFICASH contribuye a optimizar el control de vencimientos, a automatizar el proceso de reclamación y las alertas. Además, permite enviar requerimientos de pago (por carta certificada) e, incluso, iniciar procesos monitorios.
Si las reclamaciones no surten efecto o si los motivos de las devoluciones no son claros, credit managers, acreedores o gestores de cobro, tendrán que determinar qué medidas adoptar: desistir, recurrir a un especialista en el cobro de deudas o entablar una acción judicial. En un procedimiento contencioso formalizado por la empresa se trata de evaluar, según el tipo y el «vencimiento» de la cantidad adeudada, el coste y la posibilidad de cobro efectivo, es más, las posibles indemnizaciones y gastos —sanciones por incumplimiento de plazos y resarcimiento de daños y perjuicios por demora—, según sea el caso.
Dato útil: el «formulario de proceso monitorio» lo puede generar directamente la empresa, y representa un importante mecanismo psicológico de recuperación de la deuda.
Recurrir a un experto en el cobro de deudas
Subcontratar a un profesional experto en el cobro de deudas, o a una agencia de cobro, aumenta en gran medida las posibilidades de cobrar la deuda pendiente, manteniendo al mismo tiempo la relación comercial. Se trata de ceder la titularidad del crédito financiero a un «tercero» por un período determinado.
Este método permite buscar una salida a una situación difícil, una negociación comercial, e incluso establecer un plan de pagos, solución preferida de una empresa de cobros. Con ELOFICASH, los usuarios pueden, vía los intercambios electrónicos, saber qué acciones está llevando a cabo su proveedor externo, evaluar el «compromiso» e, incluso, identificar los riesgos de insolvencia para ofrecer una gestión financiera sólida.
Dato útil: la externalización del proceso de cobro presenta un interés especial en caso de deudores extranjeros, que exigen un entorno y servicios jurídicos y normativos locales.
Preparar y gestionar las acciones judiciales
Después de agotar todos los intentos amistosos para cobrar la deuda, no queda más que presentar una demanda por impago ante los tribunales.
Una aplicación informática, con un flujo de trabajo definido, sirve de guía para preparar los documentos probatorios y gestionar las acciones judiciales, según los procedimientos y tribunales competentes. Además de centralizar los documentos probatorios (presupuesto, orden de compra, factura) del servicio prestado, con ELOFICASH se puede establecer plazos para generar y enviar documentos oficiales, según los procedimientos contenciosos exigibles.
Observación: la rapidez de respuesta judicial depende de cada país. La tónica común es plazos dilatados para la tramitación de expedientes y vistas, vacantes no cubiertas, congestión de tribunales (sobre todo del mercantil) o ante agente judicial.
Si hay que pasar el crédito a pérdidas y ganancias por liquidación judicial o por una situación insostenible del cliente, la aplicación ELOFICASH es de gran utilidad. Según el tipo de deuda y la estrategia de reclamación aplicada, ELOFICASH puede preparar la provisión contable a medida.
A fin de cuentas, los créditos pasados a pérdidas y ganancias no deben representar más del 3 % de las cuentas por cobrar, en caso contrario, hay que resolver dicha situación cuanto antes.